Все о стоимости внедрения 1С:ERP: ТОП-8 статей расходов, которые необходимо учитывать

Внедрение ERP-системы - сложный и масштабный проект, требующий значительных финансовых, временных и организационных ресурсов. Чтобы сформировать реалистичный бюджет, важно чётко понимать структуру затрат.

В статье подробно рассмотрим основные расходы, которые следует учитывать при планировании проекта внедрения и из чего они складываются. Дадим свои рекомендации, на что следует обратить внимание.

Данный обзор - это опыт консультантов, руководителей проекта и функциональных архитекторов компании АСАП Разработка. За плечами каждого из них - более двух десятков ERP-проектов полного цикла.  

Будет полезно: генеральному директору и собственнику бизнеса, ИТ-директору, финансовому директору.

Содержание статьи:

• Инфраструктура.
• Лицензии.
• Методология.
• Консалтинг.
• Собственная команда.
• Резервный бюджет.
• Сопровождение системы.
• Косвенные затраты и потери.

Основные затраты включают приобретение или аренду серверов и сетевого оборудования. Дополнительные расходы могут возникнуть при модернизации существующей ИТ-инфраструктуры и организации рабочих мест.

Серверные мощности

Необходимо определиться с конфигурацией системы и понять предполагаемый объем нагрузки. Варианты организации серверной инфраструктуры:

1. Полная или частичная аренда серверов

Преимущества:

• Нет необходимости в крупных единовременных затратах на оборудование.
• Экономия на зарплате технических специалистов, отвечающих за поддержку инфраструктуры.
• Масштабируемость мощностей происходит без затрат на утилизацию старого оборудования. Например, апгрейд процессорных ресурсов на собственном оборудовании часто требует полной замены платформы, тогда как аренда позволяет адаптироваться под новые требования за счет провайдера.

Недостатки:

• Регулярные платежи за аренду
• Ограниченный контроль без физического доступа к оборудованию.
• Риски прекращения предоставления услуг провайдером.

2. Развитие собственной инфраструктуры

Преимущества:

• Независимость от провайдеров облачных услуг и связи.
• Полный контроль над оборудованием.

Недостатки:

• Значительные единовременные затраты на покупку и установку серверов, а также на техническую поддержку и специалистов.
• Трудоемкое и дорогостоящее масштабирование.

Развитие собственной инфраструктуры может повлечь за собой расширение площадей под серверы, а также инвестиции в:

• Системы кондиционирования и вентиляции.
• Резервные источники питания (ИБП) для защиты оборудования от перебоев в электроснабжении.
• Системы пожаротушения и пожарной сигнализации.
• Перепланировку, ремонт и модернизацию помещений.

Оба подхода имеют свои особенности, и выбор в первую очередь зависит от внутренней политики компании и долгосрочных планов.

Сетевая инфраструктура

Кабельные системы, а также сетевое оборудование: коммутаторы, маршрутизаторы и точки доступа Wi-Fi.

В офисных помещениях все это как правило уже существует и, возможно, нуждается лишь в модернизации. Однако производство или, скажем, склады – другое дело, в нашей практике были случаи, когда инфраструктуру в цехах приходилось прокладывать с нуля, а это отдельный масштабный и дорогостоящий проект, без которого невозможно приступить к внедрению ERP-системы.

Организация рабочих мест

Большинство проектов в наши дни реализуется в удаленно. Для эффективного взаимодействия достаточно оборудовать переговорные зоны системами видеоконференц-связи и обеспечить стабильный интернет.

Если специфика предприятия требует присутствия команды Интегратора (например, на режимных объектах или при работе с локальными серверами), потребуется организация проектного офиса с сопутствующими затратами на:

• Инфраструктуру: организация и возможная перепланировка помещений, монтаж сетевых коммуникаций.
• Техническое оснащение: компьютеры и ПО, принтеры, сканеры и прочая периферия.
• Мебель: столы, стулья, шкафы и т.д.

Под проект внедрения 1С:ERP потребуется приобрести минимум три типа лицензий:

1. Лицензия на «1С:ERP Управление предприятием 2».
2. Лицензия на сервер (x86-64).
3. Клиентская лицензия на рабочие места.

Подробнее о стоимости и типе лицензий можно узнать на официальном сайте - https://v8.1c.ru/price

Количество требуемых серверов всегда индивидуально и зависит от числа внедряемых программных продуктов и архитектуры системы, но обычно требуется не менее 2-3.

• Во-первых, продуктивная система всегда должна идти отдельно от среды разработки.
• Во-вторых, под базы с большим количеством персонала, желательно выделять дополнительный сервер.

Кроме того, существуют требования по резервированию мощностей. Например, пользовательские лицензии могут быть закуплены в большем количестве, чтобы распределить их по различным серверам. В случае падения одного из них пользователи все равно смогут продолжить работу в системе.

Отраслевые решения

Для 1С:ERP существует более 50 отраслевых и специализированных решений, расширяющих возможности «коробки». Это ТОиР, LIMS, MES, Управление металлургическим комбинатом, Управление лесозаготовительным предприятием и т.д.

Лицензии на эти продукты приобретаются отдельно, но их внедрение позволяет существенно сократить количество разработок в основной системе, что в итоге экономит бюджет.

Подробнее по ссылке https://solutions.1c.ru/

Лицензии на сопутствующее ПО

Помимо самой 1С:ERP потребуются лицензии под организованные рабочие места (расширение своего IT-штата и команды Интегратора), а также серверы, включая:

• Операционные системы: обычно несколько лицензий в зависимости от числа виртуальных машин.
• Система виртуализации.
• СУБД (системы управления базами данных).
• Система резервирования.
• Потребуется мониторинг для контроля работоспособности системы.

Подход к приобретению лицензий должен быть взвешенным. Нет необходимости сразу замораживать средства на все лицензии для конечных пользователей. Распланируйте сколько из них потребуется на этапе подготовки, внедрения и в процессе опытной эксплуатации.

В практике внедрения ERP-систем используют два подхода: Waterfall (каскадная модель) и Scrum (гибкая Agile-методология). Однако в чистом виде они применяются редко и большинство интеграторов формируют собственный гибридный подход. Ключевые различия:

Scrum (Agile)

• Позволяет гибко управлять бюджетом и быстро получить рабочую версию системы с минимальным функционалом (MVP).
• Ключевые пользователи начинают знакомство и работу в системе уже на ранних этапах, что снижает затраты на обучение и исправление ошибок.
• Требует активного вовлечения заказчика: еженедельные встречи, оперативное принятие решений (до 50-100% рабочего времени команды).

Waterfall

• Консервативный подход с чёткими этапами: обследование → внедрение → тестирование.
• Меньше вовлечённости заказчика в процесс, но выше риски позднего выявления ошибок.

Важно! Общий объём трудозатрат в обоих случая примерно одинаков и не влияет на стоимость. Однако именно от правильности выбора зависит насколько эффективно будут использованы ваши ресурсы, время и бюджет.

Следует тщательно взвесить все «за» и «против» и самостоятельно решить, какой подход ближе для вашей команды.

Услуги интегратора - значительная часть бюджета. Полнофункциональное внедрение ERP занимает от 8 месяцев до 3 и более лет и может включать в зависимости от объема и сложности следующие работы:

• Обследование.
• GAP-анализ.
• Проектирование и разработку.
• Настройку и конфигурирование системы.
• Подготовку и миграцию данных.
• Интеграцию с другими системами.
• Тестовые испытания.
• Опытную эксплуатацию.
• Обучение пользователей.
• Сопутствующие накладные расходы.
• Тиражирование.
• Документирование.
• Процедуры согласования.
• И др.

Оценка трудоемкости проекта

Для точной оценки проекта важно понимать его трудоемкость, которая зависит от множества факторов. Подсветим основные из них, которые напрямую влияют на стоимость.

1. Организационный объем 

Стоимость ERP-проекта определяется не только количеством филиалов и юридических лиц в контуре, но и степенью разнородности их бизнес-процессов. Даже внутри одной отрасли различия в операционной деятельности могут кардинально влиять на сложность и бюджет.

Пример из практики.


В рамках проекта для металлургического холдинга, где все предприятия формально относились к производственной сфере, были нюансы:

• Заводы выпускали разные продукты (кокс, сталь, прокат) с уникальными цепочками: от сырья до контроля качества.
• Даже на однотипных производствах процессы были устроены абсолютно по-разному.
• Как следствие, объем трудозатрат резко возрос, а вместе с ним и цена.

2. Функциональный объем

Стоимость сильно зависит не только от количества подсистем, но и глубины их автоматизации. Это могут быть:

• Управление производством.
• Расчет себестоимости.
• Управление закупками и продажами.
• Регламентированный учет.
• И так далее.

3. Качество проработанных требований со стороны Заказчика

Избыточная детализация требований (вместо фокуса на результатах) может привести к усложнению архитектуры, а расплывчатые формулировки - к недопониманию и перерасходу бюджета на доработки.

Оптимально формулировать требования через призму бизнес-целей, описывая ожидаемые функции и необходимые интеграции, но не расписывать шаг за шагом, как именно это делать - пусть исполнитель сам предложит подходящие решения.

4. Степень кастомизации системы

Стоимость напрямую зависит от объёма доработок, однако здесь важно придерживаться разумного баланса между адаптацией системы под бизнес и использованием её стандартных возможностей. 1С:ERP вкупе с отраслевыми решениями покрывает до 80% типовых требований предприятий.

• Полезные доработки  - те, которые позволяют автоматизировать рутинные операции и экономить сотни часов работы в год.
• Избыточные доработки - разработка уникальных отчётов «на всякий случай».

5. Интеграции

Каждая дополнительная интеграция требует времени и ресурсов на разработку и тестирование, а также привлечения команды интегрируемой системы. Часто эта команда бывает внешней и требует отдельного бюджета.

6. Объем работ по нормативно-справочной информации (НСИ)

Качество НСИ - важный фактор, влияющий на сроки и стоимость проекта. Работа с данными включает не только их миграцию, но и:

• Нормализацию (приведение к единым стандартам).
• Верификацию (проверку на актуальность и корректность).
• Формирование шаблонов, загрузку в систему и последующее сопровождение.

Качество и полнота самой НСИ определяют объём работ по ее трансформации и миграции в новую систему.

Ситуация на предприятии может быть разной:

• MDM или PLM-системы присутствуют: готовые структуры изделий, справочники контрагентов или номенклатуры.
• Подобных систем нет: информация хранится в Excel или даже на бумаге - требуется её консолидация и оцифровка.

В последнем случае может потребоваться выстраивание этих систем «с нуля», что повлечет дополнительные расходы. Часто нормализация НСИ превращается в отдельный проект.

Важно! Даже при передаче задач по НСИ интегратору участие внутренних экспертов компании обязательно - без их знаний не обойтись.


Предлагаем посмотреть запись нашего вебинара: «Некачественная НСИ. Скрытая угроза вашему проекту внедрения 1C:ERP на производственном предприятии».
Он получил высокие оценки участников и будет полезен, если тема актуальна для вас.

7. Индивидуальные требования к выполнению работ

К таким требованиям, например, относятся:

• Разработка схем по требованиям заказчика на базе его ПО.
• Разработка документации в соответствии со стандартами ГОСТ. На одном из наших проектов мы столкнулись с такой задачей, для ее решения был выделен отдельный специалист, который все свое время приводил всю документацию в соответствие с требованиями.
• Подготовка обучающих видеороликов вместо стандартных текстовых инструкций и т.д.

8. Дополнительные факторы

Точность оценки также зависит от «человеческого» фактора, который невозможно заранее оценить, но его часто недооценивают:

• Прозрачность взаимодействия: готовность заказчика делиться информацией о «болевых точках» бизнеса и скрытых рисках.
• Компетенции собственных IT-специалистов.
• Культура адаптации к изменениям в компании: сопротивление новым процессам может «затормозить» проект.

Важно! Даже идеально оцененный технический объём работ может существенно подорожать если не учесть скрытые организационные риски.

После финальной оценки трудоемкости, в ходе проектного обследования, формируется состав команды и составляется ресурсный план. В нем фиксируется, какие специалисты, в каком объеме и на какой срок будут задействованы на каждом из этапов проекта.

Зная ставки специалистов и их время на проекте, рассчитывается стоимость услуг консалтинга.

Накладные расходы

Если непосредственная работа над проектом планируется на территории Заказчика, необходимо учитывать затраты на командировки и транспортные расходы:

• Проезд.
• Проживание.
• Суточные.
• Прочие сопутствующие расходы.

Важно!  Эти затраты могут быть существенными и доходить до половины всего бюджета внедрения, - в нашей практике были подобные случаи.

Инвестиции в собственную команду могут быть значительны, хотя часто недооцениваются.

Основные статьи затрат:

Фонд оплаты труда

• Зарплаты штатных сотрудников, задействованных в проекте.
• Надбавки за совмещение обязанностей, если сотрудники параллельно выполняют основную работу.

Обучение и адаптация

• Тренинги по работе с 1С:ERP.
• Сертификация и повышение квалификации ИТ-специалистов.

Текучка и найм

• Увольнение сотрудников в ходе проекта или отказавшихся переучиваться под новую систему.
• Расходы на рекрутинг и адаптацию новых специалистов.

Состав собственной команды

Внутри компании обычно формируется команда, включающая следующие ключевые роли:

1. Спонсор проекта

Представитель высшего руководства, курирующий проект внедрения. Обеспечивает необходимые ресурсы, принимает стратегические решения и отвечает за достижение глобальных целей проекта.

2. Руководитель проекта

Координирует действия команды, контролирует сроки, бюджет и качество работ. Отвечает за оперативное управление и решение возникающих проблем.

3. Ключевые пользователи

Опытные сотрудники из различных функциональных областей (финансы, производство, логистика, продажи и т.д.), которые хорошо знают существующие бизнес-процессы и требования к новой системе. Желательно по 1 человеку на каждую функциональную область.

4. ИТ-специалисты

Обеспечивают интеграцию ERP-системы с существующей ИТ-инфраструктурой, настройку оборудования, миграцию данных и техническую поддержку.

5. Группа по работе с НСИ

Отвечает за актуальность и полноту данных в системе. Качественная НСИ - основа для корректной работы ERP.

6. Конечные пользователи

Сотрудники, которые будут ежедневно работать с ERP-системой после ее внедрения. Их обучение и подготовка — обязательная часть проекта.

7. Группа по организационным изменениям

Часто недооцениваемая, но крайне важная роль. Лица, входящие в состав этой группы, управляют изменениями внутри организации, имеют полномочия принимать решения и реализовывать их на практике. В их числе может быть спонсор и руководитель проекта.

Важно!  В идеале, параллельно с технологической частью проекта должен запускаться проект по организационным изменениям, в ходе которого происходит корректировка организационной структуры и должностных инструкций.

Разработка KPI и мотивационных схем

Обязательно следует учесть затраты на мотивационную составляющую команды внедрения. Для этого необходимо:

• Разработать систему KPI, привязанную к целям проекта. Она должна включать как общие показатели (соблюдение сроков и бюджета, достижение целевых показателей), так и индивидуальные метрики для каждого участника проектной команды.
• Внедрить мотивационные программы. Это могут быть премии за достижение KPI, публичное признание, карьерный рост и другие формы поощрения

Информационное сопровождение проекта

Для повышения вовлечённости сотрудников и снижения сопротивления изменениям рекомендуем добавить коммуникационные инструменты:

• Новостные рассылки и дайджесты: регулярные обновления об этапах проекта и успехах команды.
• Видеоролики: интервью с ключевыми участниками о ходе проекта.
• Мерч и сувениры: фирменные блокноты, футболки, толстовки, открытки и т.д.

Важно!  Информационное сопровождение не является обязательным, но даже небольшой бюджет поможет:

• Сформировать позитивный имидж проекта.
• Повысить лояльность персонала.

Ниже пример, как это было на одном из наших проектов

Служит подушкой безопасности. Его объём индивидуален и рассчитывается совместно с командой интегратора на основе тщательного анализа рисков.

Важно понимать, что это не дополнительные деньги, которые просто достанутся подрядчику (обычно думают именно так), а инструмент, позволяющий минимизировать негативное влияние рисков на проект и обеспечить его успешное завершение.

Возможные риски:

• Замена ключевых участников проекта. Например, увольнение, длительное отсутствие по болезни или декретный отпуск.
• Критические изменение законодательства во время проекта. Например, изменения в счет-фактуре и книге продаж.
• Расширение функционального или организационного объема проекта.
• Саботаж проекта внутренней командой.

 Оптимальный резервный бюджет - примерно 15–20% от общего.

Хотя сопровождение не входит напрямую в стоимость внедрения, его необходимо учитывать при планировании бюджета. На этапе запуска и стабилизации системы рекомендуется привлекать экспертов из команды внедрения, т.к. они глубоко знакомы с проектом.

В дальнейшем возможны два варианта организации поддержки:

1. Собственные ресурсы. Можно закрывать весь объем собственными силами, однако позволить себе такое могут в основном крупные предприятия с выделенными ИТ-компаниями.
2. Внешний исполнитель. Частичная или полная передача сопровождения внешнему подрядчику. Стоимость будет зависеть от передаваемого объема.

В наших проектах мы всегда стремимся сформировать собственный центр компетенций на стороне Заказчика, чтобы максимально снизить дальнейшую зависимость от интегратора. Но даже в этом случае, для решения сложных задач, требующих высокой экспертизы (например, развитие нового функционала), целесообразно привлекать внешних специалистов.

Это оптимизирует затраты — нет необходимости содержать дорогостоящего эксперта на полную ставку, если его компетенции востребованы временно.

Хотя цель внедрения ERP-системы - повышение эффективности и производительности, в начальный период возможны:

• Замедление бизнес-процессов. Пока сотрудники адаптируются к новой системе, эффективность работы может временно снизиться.
• Ошибки и сбои в системе. На этапе стабилизации возможны технические неполадки.

Как видите, стоимость внедрения зависти от огромного количества факторов и к тому же сильно распределена во времени. Каждый проект уникален: от масштаба интеграции до глубины кастомизации, а его успех зависит от слаженного взаимодействия заказчика и исполнителя на всех этапах.

Готовы перейти от расчетов к действиям?

Эксперты АСАП Разработка проведут детальный аудит ваших процессов, подготовят обоснованную оценку бюджета и предложат решение, соответствующее стратегическим целям вашей компании. Оставьте заявку, и мы начнем обсуждать проект, который не только окупится, но и станет драйвером роста вашего бизнеса.