Управление закупками в 1С:Управление холдингом 8

Подсистема Корпоративные закупки прикладного решения 1С: Управление холдингом предназначена для консолидации потребностей в товарах и услугах бизнес-единиц, автоматизации тендерных закупок, оценки поставщиков, управления централизованными закупками и контроля за децентрализованными закупками.

Подсистема позволяет управлять закупками также в рамках группы компаний, бизнес-единицы которого используют различные учетные системы и территориально удалены друг от друга.
Корпоративные закупки позволят упростить и ускорить закупки как коммерческих компаний, так и организаций, работающих по 223-ФЗ.

Эффекты от внедрения подсистемы:

• Единые стандарты и регламенты закупок во всей структуре холдинга;
• Сокращение времени на проведение закупочных процедур;
• Повышение прозрачности закупок: от сбора потребности до исполнения договора;
• Эффективное взаимодействие с поставщиками;
• Получение наиболее выгодных условий по заключаемым договорам за счет консолидации и централизации закупок;
• Снижение затрат на владение материальными ресурсами;
• Формирование в компании портфеля долгосрочных договоров на поставку товаров, работ, услуг.

Функционал подсистемы:

• Аккредитация и квалификация поставщиков;
• Сбор потребностей от организаций и их филиалов;
• Контроль лимитов;
• Учет аналогов и унификатов номенклатуры;
• Покрытие потребности действующими договорами;
• Подготовка и проведение закупочных процедур;
• Исполнение договоров.

Упрощенная модель

Применяться при начале работ по автоматизации процессов холдинга, когда внутри группы компаний еще не сформированы единые правила проведения закупок, нет утвержденных форм заявок на сбор потребностей, единых статей закупок, но необходим контроль закупок дочерних организаций. Модель позволяет:

• Согласовать документы закупок дочерних организаций и контролировать их потребности
• Формировать статистическую базу для будущего планирования.
• Проводить закупки без обязательных торговых процедур.

Стандартная модель

Модель дает наиболее полное отражение каждого этапа закупочной процедуры в системе. Позволяет максимально полно отражать в системе каждый шаг закупочной процедуры. Особенностью данного подхода является возможность сокращения документооборота за счет интеграции с электронными торговыми площадками (ЭТП).

При таком варианте организации можно параллельно работать в системе 1С:Управление холдингом и на ЭТП. Например, в 1С формируется заявка на потребность и оформляется закупочная процедура (с отражением плана закупок для организаций, подпадающих под регулирование 223-ФЗ), затем на электронной площадке получаются предложения участников и формируется протокол, после чего в системе регистрируется договор с победителем и начинается этап его исполнения.

Положение о закупках

Может быть создано пользователем для ускорения оформления закупочной процедуры. Отражает основные правила проведения закупочных процедур в организации: способ закупки, сроки проведения, организатор, необходимость обоснования, формы проведения. Дополнительно могут быть указаны параметры для компаний, работающих по 223-ФЗ, или субъектов малого и среднего предпринимательства.


Положение действует в течение года и может быть детализировано для отдельных номенклатурных позиций, товарных категорий или кодов ОКПД2. Правила можно задавать иерархически - в таком случае параметры правила нижнего уровня наследуют значения вышестоящего.

При создании закупочной процедуры все указанные параметры подставляются автоматически, что значительно ускоряет формирование документа.

Управление по товарным категориям

Система предоставляет возможность категорийного менеджмента, предполагающего разделение товаров на группы (товарные категории) по схожим характеристикам. Для каждой такой группы назначается ответственный менеджер.

Данный подход позволяет менеджеру в процессе закупок работать исключительно с закрепленными за ним товарными категориями, обеспечивая четкое разграничение прав доступа

Для активации этой функции необходимо зайти в настройки подсистемы «Корпоративные закупки» и выбрать пункт «Матрица полномочий категорийных менеджеров». В открывшейся таблице на пересечении организации и нужной товарной категории следует нажать «Выбрать менеджера» и назначить ответственного сотрудника.

Личный кабинет поставщика

Прикладное решение включает функционал личного кабинета поставщика, предназначенного для:

• Прохождения процедуры аккредитации;
• Контроля текущего статуса аккредитации;
• Мониторинга взаиморасчетов по действующим договорам.

Порядок предоставления доступа поставщику:

1. Организация создает общий логин и пароль для внешних пользователей.
2. На сайте организации размещается специальная ссылка для начала процесса аккредитации.
3. Поставщик переходит по ссылке и заполняет в системе Анкету поставщика, внося следующие данные: название организации, ИНН, КПП, ОГРН, вид деятельности, сведения об адресах организации, контактная информация.
   
4. Заполненная анкета проходит проверку закупочным подразделением. После успешной верификации поставщик получает персональные учетные данные для входа в систему.

Внешнему пользователю не доступен функционал, доступный внутреннему. Кроме того, при активации личного кабинета система автоматически задействует дополнительные защитные механизмы для обеспечения информационной безопасности.

Аккредитация поставщиков

Организация может проводить скоринг поставщиков и формировать базу потенциальных партнеров с помощью инструмента «Аккредитация поставщиков». Поставщики, успешно прошедшие аккредитацию, получают доступ к участию во всех закупочных процедурах компании

Настройка требований

Для определения критериев отбора заполняется документ «Требования аккредитации». В нем можно задавать любые условия для поставщиков, например: репутация, финансовое положение, опыт или наличие необходимых специалистов.

При создании требования указывается:

• Наименование требования к поставщику;
• Критерий, выражающий требование;
• Требование к документу, который должен быть предоставлен в подтверждение выполнения критерия

Процедура аккредитации

Поставщик через личный кабинет заполняет документ «Аккредитация поставщиков», в котором дает ответы по каждому требованию и прикрепляет сканы подтверждающих документов (при необходимости).

Если у поставщика нет личного кабинета, информация по согласованию может быть направлена по электронной почте. В этом случае документ в системе оформляет менеджер закупок.

Проверка и решение

Ответственное лицо организации проверяет предоставленные данные и выносит решение, заполняя поле «Решение по документу».

Дополнительные возможности

Система предоставляет инструменты для управления статусом аккредитации:

• Лишение аккредитации – оформляется документ «Лишение аккредитации» при выявлении нарушений в работе поставщика;
• Переаккредитация – повторное прохождение процедуры (например, при истечении срока), регистрируется новый документ «Аккредитация поставщиков»;
• Отзыв аккредитации – поставщик может самостоятельно отозвать аккредитацию через документ «Отзыв аккредитации».

Сбор потребности в закупках

Подсистема позволяет собирать и проводить дальнейшую консолидацию потребностей.

В документе «Заявка на обеспечение» указывается номенклатура, количество и плановый период закупок. Заявка может быть создана для конкретной организации, подразделения и проекта.

1С:Управление холдингом поддерживает функционал по ведению аналогов и унификатов номенклатуры, предлагая замену при создании заявки.

Экспертиза заявок на обеспечение

Если возникает потребность в закупке, формировать заявку с системе могут сотрудники всех подразделений. Однако, достаточной квалификацией могут обладать не все.

Для снижения рисков и повышения качества закупочной деятельности, в системе предусмотрен механизм экспертизы заявок. Назначенные эксперты проверяют заявки по нескольким критериям: корректность указанных характеристик, обоснованность запрашиваемого количества, соответствие внутренним регламентам и стратегии компании.

Исполнение заявок возможно исключительно после их одобрения экспертами. Такой подход позволяет избежать нецелевых расходов и дублирования закупок, способствует оптимальному выбору поставщиков и условий закупки. В результате организация получает необходимые товары в требуемом объеме, не превышая установленный бюджет.

Планирование закупок

Система предоставляет удобный инструмент для автоматической консолидации потребностей в строки плана закупок или лоты с использованием помощника планирования. Объединять потребности можно по заказчику, способу закупки, валюте, организатору, ОКПД2, категории закупки, месту и периоду поставки или проекту.

Сформированные таким образом строки могут быть автоматически перенесены в итоговый план закупок.

Закупочная процедура

Система обеспечивает комплексное сопровождение всего цикла закупки: начиная с этапа сбора потребностей, через проведение закупочных процедур и заканчивая исполнением договорных обязательств.

Для управления этапами закупочного процесса в системе реализован инструмент "Мероприятия", который выполняет следующие функции:

• Напоминает о предстоящих этапах закупки;
• Позволяет контролировать соблюдение утвержденного графика;
• Фиксирует факты и причины отклонений от плана;
• Оповещает о необходимости прикрепления соответствующих документов к каждому этапу.

Более того, система предлагает широкие возможности для автоматизации и управления закупочными процессами:

• Гибкое управление процедурой в зависимости от способа закупки (аукцион, конкурс, закупка у единственного поставщика) и вида закупки (лотовая, попозиционная, зонтичная).
• Проведение квалификационного отбора: система ограничивает круг участников только аккредитованными поставщиками.
• Полный цикл работы с коммерческими предложениями: сбор предложений от поставщиков, проведение переторжки и настройка системы выбора победителя, - по цене или критерию.
  
  В случае оценки по цене система анализирует предложения и предлагает поставщика, предложившего наименьшую цену.
  
  Можно настроить метод оценки по критериям. Тогда необходимо определить систему критериев оценки для полученных предложений, и задать вес (значимость) каждого критерия. Интегральная оценка (итоговый балл) будет складываться из оценки каждого критерия, умноженного на вес.
• Выбор победителя и формирование протокола.
• Заполнение закупочной процедуры по шаблону: при оформлении закупочной процедуры необходимо вносить значительный объем данных. Для оптимизации процесса предусмотрена возможность создания шаблона, который может быть сохранен пользователем при первом заполнении закупочной процедуры и использоваться в дальнейшем.

• Заключение договора с победителем: по итогам формирования протокола система предложит заключить договор на поставку с победителем. Дополнительно предусмотрена возможность распечатки готового шаблона договора.

Исполнение договора

Контроль исполнения договора в 1С:Управление холдингом осуществляется через три основных документа:

1. Заказ поставщику. При проведении документа система сверяет указанные товары, их количество и стоимость с условиями договора. Документ можно создать на основе договора для автозаполнения данных.
2. Поступление товаров, работ и услуг. Документ фиксирует факт поступления товаров
3. Обеспечение потребностей. Завершающий документ, где заказчик подтверждает получение товара в полном объеме и в срок. Также используется менеджерами для анализа эффективности закупочной процедуры.

Система дает возможность проверять соответствие закупочных документов утвержденным финансовым планам компании. Контроль осуществляется по двум ключевым бюджетам: БДДС (бюджет движения денежных средств) и БДР (бюджет доходов и расходов). Проверка выполняется для следующих документов:

• Заявка на обеспечение;
• Строка плана закупок;
• Лоты;
• Протокол выбора победителя;
• Договор;
• Заказ поставщику.

В каждом документе на вкладке "Контроль документа" система отображает статус проверки: Зеленый индикатор - лимиты соблюдены, красный - превышены.


Детальную информацию по лимитам можно посмотреть в отчете по гиперссылке "Подробнее".

1С:Управление холдингом интегрируется как с другими решениями на платформе 1С, так и продуктами сторонних разработчиков. Это позволяет унифицировать справочники и упростить организацию закупочных процессов. Интеграция с Единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС), существенно упрощает подготовку и передачу необходимой документации для организаций, работающих в соответствии с требованиями 223-ФЗ.

Система предоставляет возможность гибкой настройки маршрутов согласования документов для автоматизации и ускорения процесса принятия решений по документам закупочной деятельности.

Функционал позволяет:

• Назначать маршруты согласования для любых типов документов;
• Учитывать специфику бизнес-процессов компании;
• Определять последовательность этапов согласования;
• Назначать ответственных по ролям;
• Задавать уровень полномочий каждого участника.

Заключение

Внедрение подсистемы "Корпоративных закупок" 1С:Управление холдингом дает компаниям существенные конкурентные преимущества:

• Стандартизацию и унификацию закупочных процессов на всех уровнях управления
• Повышение прозрачности и согласованности работы подразделений
• Снижение затрат за счет оптимизации объемов закупок и сокращения издержек
• Формирование единого реестра поставщиков
• Возможность выбора оптимальных партнеров через многофакторную оценку

Интеграция с другими учетными системами и ЕИС минимизируют трудозатраты на взаимодействие с внешними платформами и госорганами.

Если перед вами стоит задача автоматизировать закупки и повысить эффективность работы компании, наши специалисты будут рады подобрать оптимальное решение и провести бесплатную консультацию.