Подготовка к внедрению ERP-системы

Итак, вы находитесь в точке, когда принято решение о внедрении ERP-системы. Это был осознанный выбор топ-менеджмента, основанный на тщательном анализе ситуации? А может, генеральный директор просто сказал: «Надо внедрять, и все!», поставив вас в легкое замешательство. В своей практике мы сталкивались с разными ситуациями.

Независимо от того, как было принято решение, перед вами встает закономерный вопрос: с чего начать?

За 20 лет работы наша Компания реализовала десятки успешных ERP-внедрений. Нами разработан проверенный пошаговый план, который позволит быстро и эффективно стартовать даже самый сложный проект. В этой статье мы рассмотрим ключевые этапы подготовки к внедрению ERP-системы и поделимся документами «План подготовки к старту проекта внедрения ERP-системы» и «Критерии выбора Исполнителя», которые помогут в подготовке к внедрению ERP в вашей Компании.

Первым делом необходимо сформировать инициативную группу из ключевых сотрудников вашей Компании, которые заинтересованы в проекте внедрения и будут заниматься его подготовкой и защитой перед собственником.

Группа должна быть драйвером изменений внутри Компании, а ее участники - способны оперативно принимать решения и обладать достаточными полномочиями для их реализации.

 Кроме того, группе необходим лидер, который обладает знаниями в области проектного управления и хорошо знает бизнес-процессы и специфику отрасли, а также готов взять ответственность за сам проект.

Обычно в состав такой группы входят:

• CEO: стратегическое руководство и поддержка проекта.
• CIO: интеграция ERP в существующую ИТ-инфраструктуру и взаимодействие с техническими специалистами.
• Директор по цифровой трансформации (если такая должность есть): координация процессов модернизации и улучшения процессов в Компании.
• Директор по развитию: обеспечение соответствия внедрения ERP стратегическим целям Компании.
• Владельцы ключевых бизнес-процессов: следят, чтобы новые бизнес-процессы соответствовали реальным требованиям отдельных отделов. Обычно это директор по производству, продажам, закупкам, логистике, главный бухгалтер и т.д.

Первым делом инициативная группа должна определить:

1. Цели и задачи, которые ERP-система должна решить.
2. Функциональный объем – какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы.
3. Организационный объем – какие подразделения должны войти в контур системы.

Это позволит более целенаправленно исследовать рынок и задать критерии выбора.

Следующим шагом изучите опыт других компаний, уже внедривших ERP-системы. Пообщайтесь с коллегами на профильных ИТ-мероприятиях или в профессиональных сообществах, чтобы понять, на каких платформах работают аналогичные предприятия, стоимость и сроки внедрения подобных проектов, а также, с какими трудностями приходилось сталкиваться.

По мере накопления информации у вас начнет формироваться картина будущего проекта. Если к этому моменту вы еще не определитесь с платформой, важно будет разработать критерии выбора, которые помогут оценить доступные решения на рынке и выбрать оптимальное. Вот несколько ключевых параметров, которые стоит учитывать:

• Функциональность: Насколько полно будущая система покроет все необходимые бизнес-процессы вашей Компании и есть ли возможность дополнительной настройки и доработки под специфические требования?
• Масштабируемость: Способна ли система адаптироваться к росту и изменениям в вашей Компании? Сможет ли она эффективно работать при увеличении объемов данных и количества пользователей?
• Интеграция: Насколько легко система может быть интегрирована внутри вашего IT-ландшафта с ПО и оборудованием?
• Юзабилити: Насколько интуитивно пользователям будет понятен интерфейс? Есть ли возможности для быстрого обучения и адаптации сотрудников?
• Техническая поддержка и развитие: Какой уровень технической поддержки предоставляет вендор? Каковы планы по развитию и совершенствованию системы в будущем?
• Доступность специалистов: Достаточно ли специалистов на рынке труда (и их стоимость), которые способны работать в системе, поддерживать и развивать ее?
• Стоимость владения: Какова общая стоимость внедрения, лицензирования и поддержки системы в долгосрочной перспективе? Насколько это вписывается в бюджет вашей Компании?
• Опыт и репутация вендора: Насколько успешен опыт внедрения системы в других компаниях вашей отрасли? Какова репутация вендора на рынке?
• Безопасность данных: Уровень обеспечения информационной безопасности системы.
• Мобильность: Поддерживает ли система работу с мобильных устройств и удаленный доступ для сотрудников?
• Техническое обеспечение: Какие требования к инфраструктуре и ПО важно обеспечить при внедрении и эксплуатации системы?

В прошлом выбор ERP-платформы был более сложной задачей, поскольку на рынке присутствовали решения от SAP, Oracle и Microsoft Dynamix. Однако после 2022 года ситуация изменилась, 1С укрепила свои позиции, став лидером рынка, и большинство проектов внедрения сейчас реализуется на базе «1С:ERP Управление предприятием». Тем не менее другие разработчики отечественного ПО, такие как Галактика, Global, Diasoft, Ma-3 и др., также активно развивают свои решения и предлагают достойные альтернативы.

Следующим шагом сформируйте для себя список из нескольких компаний-интеграторов, которые на первый взгляд обладают необходимыми для вас компетенциями и релевантным опытом, и запрашивайте бюджетную оценку. Под релевантным опытом мы понимаем наличие успешных проектов на похожих предприятиях в вашей отрасли.

Будьте готовы, что стоимость будет очень примерной. С вероятностью, близкой к 100%, вам назовут вилку цен, опираясь на личный опыт и реализованные проекты, максимально близкие к вашему.

Но тут также важно подсветить, что у инициативной группы к этому времени уже должно сформироваться некое представление о порядке цен на подобные проекты. Поэтому предложения, которые значительно отличаются как в нижнюю, так и в верхнюю сторону, должны быть сразу отброшены.

Когда у вас на руках будут предварительные оценки от интеграторов, наступит важный этап защиты бюджета перед начальством. В некоторых случаях на этом этапе возникает пауза, поскольку руководство может усомниться в целесообразности таких значительных вложений. В этом случае готовят расчет экономических эффектов и срока окупаемости внедрения.

На практике такое требуется нечасто. Во-первых, не всегда возможно провести такие расчеты в силу различных факторов. Во-вторых, сам процесс расчета довольно сложен и трудоемок.

Если вы столкнулись с такой задачей, обращайтесь, мы оказываем данную услугу.

Предположим, ваше руководство не испугалось озвученной суммы. Но осмелимся предположить, что оценка методом «пальцем в небо» его явно не устроит. Для уточнения параметров будущего проекта и более точной бюджетной оценки желательно провести аудит вашей Компании. Мы называем его экспресс-обследованием.

Подход может быть разным. Кто-то в течение 1-2 недель делает более глубокий анализ, но это стоит денег. Другие вовсе не готовы нести подобные расходы.

У нас такое исследование занимает 2-3 дня, включает интервьюирование ключевых пользователей процессов, стоит 0 руб. 0 коп. и позволяет детализировать требования к будущей системе, а именно:

• Более точно оценить текущее состояние бизнес-процессов и потенциальные области для улучшения.
• Определить и уточнить требования к функционалу и архитектуре будущей системы.

По результатам обследования предстоит самостоятельно или при поддержке внешнего консалтинга подготовить техническое задание (ТЗ) на проведение тендерной процедуры, в котором должны быть отражены:

• Задачи проекта.
• Какие цели должны быть достигнуты.
• Функциональный объем.
• Организационный объем.
• Верхнеуровневая архитектура решения.

Если у вас возникнут сложности на этом этапе – мы готовы оказать свою поддержку.

Объем закупаемых лицензий

Например, если планируется внедрение 1С:ERP, то как минимум необходимы:

• 1С:ERP Управление предприятием 2.
• 1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64).
• 1С:Предприятие 8 ПРОФ. Клиентская лицензия на рабочие места.
• ИТС.

Вдобавок может потребоваться внедрение ЗУП, УТ или отраслевых решений, расширяющих функционал 1С:ERP: ТОРО, LIMS, MES и т.д. Для связи всего этого в единую систему потребуется интеграционное решение, например 1С:Шина.

Обязательно следует упомянуть, что само внедрение 1С:ERP часто сопровождается проектом внедрения 1С:Документооборот.

После согласования ТЗ внутри Компании можно объявлять конкурс на выбор Исполнителя. Если вы планируете закрытый тендер, направляйте потенциальным участникам ТЗ. Если же закупочная процедура требует проведения открытых торгов, ТЗ становится основой тендерной документации.

Вне зависимости от типа тендера его результатом станет некое количество технико-коммерческих предложений (ТКП) от участников. К этому моменту у вас уже должны быть разработаны четкие критерии выбора Исполнителя, но об этом дальше.

Параллельно с началом тендера инициативная группа должна сформировать четкие критерии выбора, которым должен соответствовать будущий Исполнитель. Ими могут быть:

Опыт и квалификация проектной команды. Команда Интегратора должна состоять из ключевых консультантов и руководителя проектов с опытом реализации не менее 5 подобных внедрений. Такие люди, опираясь на свою экспертизу, способны действительно качественно проектировать ваши бизнес-процессы и давать рекомендации по их изменению.

Отраслевая экспертиза. Рекомендуем отдавать предпочтение команде с опытом внедрения в вашей отрасли, особенно если у вас производственное предприятие. Производство считается наиболее сложной областью для внедрения ERP, поэтому чем больше у Интегратора в портфолио подобных проектов, тем лучше.

Стоимость внедрения. Хотя цена является важным фактором, она не должна быть ключевым критерием. Экономия в 10-20% не должна ставить под сомнение многомиллионные инвестиции и потерянный год внедрения. Кроме того, стоимость должна соответствовать объему трудозатрат. Важно обратить внимание на допущения и ограничения, которые Интеграторы прописывают в ТКП.

Срок реализации проекта. Оптимальный срок внедрения не должен превышать 12 месяцев. Как показывает наша практика, этого времени более чем достаточно для автоматизации всех ключевых бизнес-процессов, включая производство, на предприятии с численностью до 5000 сотрудников. На более крупные компании, конечно, может потребоваться до 2 лет и более. Необходимо получить подтверждение от реальных клиентов, что Интегратор способен реализовывать проекты в такие сроки.

Наличие необходимых статусов и сертификатов. Интегратор должен обладать релевантными статусами под ваш проект. Если говорить об 1С, это наличие центра компетенций, подтвержденного вендором.

Сформулированный подход к внедрению. Интегратор должен иметь четкий пошаговый план реализации проекта внедрения, который охватывает все ключевые аспекты: управление организационными изменениями, управление НСИ, методологию, формирование внутреннего центра компетенций, интеграцию и сам проект внедрения ERP согласно заявленному функциональному и организационному объемам. Только в этом случае вы получите новую систему управления, которая максимально соответствует вашим требованиям.

Комфортная коммуникация с партнером. Это единственный эмоциональный критерий, однако он важен, так как от уровня взаимопонимания зависит качество реализации проекта.

Вовлеченность первых лиц. Участие в проекте ответственных руководителей (собственников или генеральных директоров) со стороны Исполнителя минимизирует риски и повышает вероятность успеха проекта.

Практически каждый критерий может быть подкреплен документами (сертификатами, резюме, отзывами и благодарностями) или обратной связью от клиентов Исполнителя.

Мы разработали интерактивный документ. Он позволит существенно сэкономить время и сравнить выбранные вами Компании по всем ключевым критериям и выбрать ту, которая наиболее оптимально соответствует вашим требованиям.

Напишите, бесплатно направим на указанную почту.

Готовы адаптировать данный документ под ваш проект.

Получив ТКП от участников конкурса, убедитесь, что в документе отражены как минимум:

• Цели и задачи проекта.
• Функциональный и организационный объем.
• План-график проекта.
• Результаты каждого этапа.
• Обоснование выбора методологии.
• Проектная команда Исполнителя и резюме ее ключевых членов.
• Требования к проектной команде Заказчика.
• Трудозатраты
• Стоимость (услуги консалтинга на внедрение, ПО, оборудование, инфраструктура и т.д.).

Рекомендуем не просто проанализировать эти документы, но и провести встречи с каждым из участников для их защиты. Не стоит пренебрегать этим шагом, поскольку в ходе личного общения вы наверняка почерпнете ценные идеи и рекомендации, которые помогут в будущем.

Затем сформируйте «шорт-лист» из компаний, с которыми вы готовы дальше выстраивать диалог.

Одновременно с защитой ТКП следует заняться организацией проектной команды и офиса. Потребуется определить требуемые роли в проекте, составить перечень участников из числа сотрудников Компании, определить "пустые позиции" и организовать подбор недостающих кадров.

Точное количество участников зависит от масштаба и сложности проекта, однако состав по ролям, как правило, следующий:

• Спонсор проекта. Представитель высшего руководства, который курирует проект внедрения, обеспечивает необходимые ресурсы и принимает стратегические решения.
• Руководитель проекта. Координирует действия команды, контролирует сроки, бюджет и качество работ. На эту роль рекомендуем выбирать внутреннего сотрудника, который имеет авторитет и уважение в Компании, а также знает бизнес и коллектив. С внешним есть риски «не сойтись», а это может быть понятно не сразу.
• Ключевые пользователи. Опытные сотрудники из различных функциональных областей (финансы, производство, логистика, продажи и т.д.), которые хорошо знают существующие бизнес-процессы и требования к новой системе. Желательно по 1 человеку на каждый блок.
• ИТ-специалисты. Обеспечивают интеграцию ERP-системы с существующей ИТ-инфраструктурой, настройку оборудования, миграцию данных и техническую поддержку. Как минимум 2-3 человека.

Инициативная группа на этом этапе распускается и частично переходит в состав проектной команды.

Разработка KPI и мотивационных схем

Внедрение ERP-системы - это не только технологический, но и организационный проект, успех которого во многом зависит от вовлеченности и мотивации сотрудников Компании. Поэтому как минимум потребуется:

Разработать систему KPI, привязанную к целям и задачам проекта. Она должна включать как общие показатели (соблюдение сроков и бюджета, достижение целевых показателей), так и индивидуальные метрики для каждого участника проектной команды. Например, для ключевых пользователей - % выполнения плана по описанию и оптимизации бизнес-процессов; для ИТ-специалистов - соблюдение сроков по настройке инфраструктуры и миграции данных; для руководителя проекта - % отклонения от плана-графика и бюджета.

Материальное и нематериальное стимулирование. Это могут быть премии за достижение KPI, публичное признание заслуг, продвижение по карьерной лестнице, дополнительные возможности для обучения и развития.

Убедитесь, что ваш выбор основан на тщательном анализе всех факторов, включая:

• Опыт и экспертизу команды Исполнителя в вашей отрасли.
• Отзывы и рекомендации от других клиентов Исполнителя.
• Уровень коммуникации и взаимопонимания, достигнутый в ходе предыдущих встреч.

Повторимся, что не стоит недооценивать важность последнего пункта. Установление доверительных отношений - залог успешной реализации проекта.

Остались «мелочи» – согласовать и подписать договоры на поставку программного обеспечения и оказание консалтинговых услуг по внедрению.

Также очень важно официально проинформировать всех сотрудников Компании о старте проекта, его целях и об ожидаемых результатах. Это могут быть рассылки, презентации или личные встречи.

После выхода приказа по Компании о начале проекта можно считать, что он официально стартовал.

И это лишь начало большого пути.

Нами подготовлен документ «План подготовки к проекту внедрения ERP». В нем отражены его основные этапы и их результаты.

Компания ASAP Development на рынке с 2004 года, и все это время мы занимаемся внедрением, развитием и поддержкой ERP-систем. В нашем портфолио более 30 полнофункциональных ERP-внедрений, большая часть из которых выполнена на производственных предприятиях.

100% проектов успешны и доведены до продуктивного старта.

Наш подход к внедрению ERP

За годы работы мы сформировали комплексный подход к внедрению ERP, который позволяет нашим Заказчикам получать «новую систему управления», максимально соответствующую их требованиям.

Часто при запуске проекта Заказчик думает лишь про само внедрение ERP. По факту параллельно запускаются 6 проектов, и мы участвуем вместе с Заказчиком в каждом из них.

Проект по организационным изменениям

• Разработка концепции управления изменениями.
• Управление организационными изменениями.
• Разработка мотивационных схем.
• Информирование сотрудников о проекте/вовлечение сотрудников в процесс/поднятие значимости проекта.
• Сопровождение проекта трансформации.

Проект по созданию команды изменений

• Экспертное сопровождение процесса создания команды.
• Участие в проведении собеседований с кандидатами во внутреннюю проектную команду.
• Участие в периодической аттестации созданной команды.

Проект по подготовке нормативно-справочной информации (НСИ)

• Совместное управление проектной командой Заказчика по подготовке НСИ.
• Методологическое сопровождение подготовки НСИ.
• Создание программ для загрузки НСИ.
• Подготовка шаблонов по НСИ.

Проект по методологии

• Оказание консультаций по адаптации методологии расчета себестоимости, налога на прибыль, бухгалтерского учета, налогового учета, бюджетирования, основываясь на своем опыте и best practices.

Проект по интеграции в текущем ландшафте

• Встраивание ERP-системы в текущий IT-ландшафт.
• Поддержка изменений в IT-ландшафте по ходу реализации проекта.
• Участие в интеграционном комитете.

Проект внедрения ERP-системы

• Формирование единого проектного офиса.
• Настройка прототипа на базе опыта Исполнителя.
• Управление рисками.

Компании, которые доверили нам автоматизацию своего производства:

• Протон. Производство ракетных двигателей.
• Кировский завод. Производство тракторов «Кировец».
• ОВК. Производство вагонов.
• ВАСО. Гражданское авиастроение.
• БелЗАН. Производство крепежных изделий для автомобильной промышленности.
• ДКС. Производство кабеленесущих систем.
• НМЖК. Производство продуктов питания.
• Афанасий. Производство пивных напитков.