Как внедрение 1С:Документооборот улучшает бизнес-процессы в компании

Документооборот - это «кровеносная система» любой организации: в процессе работы генерируются, согласовываются и хранятся десятки, сотни и даже тысячи документов. Неправильная или неэффективная система документооборота создаёт хаос, тратит время сотрудников и приводит к ошибкам.

1С:Документооборот позволяет не только снизить количество ошибок, упростить и ускорить работу с документами, но и повысить эффективность работы сотрудников в целом, обеспечивая при этом высокую безопасность и автоматизацию процессов. Будучи универсальной, программа легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации.

Рассмотрим, как именно система улучшает бизнес-процессы и какие выгоды получает компания от её внедрения.

Использование шаблонов и типовых сценариев

Ручная обработка документов постепенно уходит в прошлое. Ключевое преимущество 1С:Документооборот – это автоматизация повседневных задач: от создания и регистрации до согласования и передачи документов между сотрудниками.


Шаблоны документов

Благодаря заранее подготовленным шаблонам пользователь может быстро создавать новые документы с минимальными трудозатратами и риском ошибок. Название, реквизиты, список прилагаемых файлов подтягиваются автоматически.

 Шаблон создается из «Вида документа» на вкладке «Создание документов» с помощью кнопки «Добавить».



Внутри шаблона можно создать типовую структуру для наименования документов. С помощью заданного шаблона все созданные документы будут автоматически формировать наименования по установленному образцу без возможности редактирования.




Правила обработки

1С:Документооборот позволяет настроить правила обработки документа. Это готовые сценарии для разных типов документов. Например:

• Договор → согласование юристом → утверждение директором → подписание с контрагентом.
• Служебная записка → проверка руководителем отдела → визирование бухгалтерией.

Такой подход не требует каждый раз вручную назначать ответственных и напоминать о сроках, система сама:

• Направит документ по нужным этапам.
• Уведомит сотрудников о задачах.
• Контролирует сроки выполнения.

Система позволяет гибко настраивать состав действий и участников, которые их исполняют. Такие “маршруты” заметно сокращают время на рутинные операции, ускоряя движение документов внутри организации минимум вдвое.


Как задать правило обработки

1. Перейдите во вкладку «Правила обработки» из вида документа.
2. Нажмите «Подобрать действия» → справа появится меню с доступными вариантами
3. Выберите нужные действия из списка (например, «Оформить отпуск сотрудника») или создайте новые.
4. Для каждого вида действия укажите исполнителя и срок выполнения.

Дополнительно для выполнения действий можно указать условия, порядок выполнения этапов и уникальные действия:

• Согласование в режиме замечаний
• Формирование виз согласования
• Подписание усиленной электронной подписью.

Единый список задач и статусы

В 1С:Документооборот есть возможность не только автоматизировать процессы, но и контролировать их выполнение. В разделе «Задачи» (блок «Совместная работа») находится список детализированных заданий:

• Задачи мне – поручения, требующие выполнения;
• Задачи от меня – поручения, которые сотрудник выдал сам;
• Задачи по проектам / подчинённым – для руководителей и кураторов проектов.

Все задачи отображаются в виде списка, в верхней части которого указано: общее количество, сколько из них не начаты или просрочены. По каждой задаче доступен предпросмотр связанных документов, отчёты, листы согласования и история выполнения (события, сроки, исполнители).


У каждой задачи есть собственный жизненный цикл (ссылка «История выполнения»). Здесь хранится информация о том, когда она создана, кто ее выполнял, с каким результатам и текущий статус.


Задачи в системе создаются автоматически (процессе обработки документа) или вручную. В последнем случае указываются:

• Наименование.
• Исполнитель.
• Проверяющий.
• Приоритеты и сроки выполнения.

В специальном поле можно дополнительно прописать подробности и прикрепить необходимые файлы. После ввода всей информации, задача отправляется на исполнение.

Учет трудозатрат в задачах

Внутри каждой задачи можно указывать фактические трудозатраты. Существует два способа:

1. Ручное указание трудозатрат

• Нажмите кнопку «Указать трудозатраты» в интерфейсе задачи.
• Введите количество часов или минут, потраченных на работу.

2. Автоматический хронометраж

• Включите хронометраж — система зафиксирует время начала работы над задачей.
• Когда задача будет завершена, отключите хронометраж.
• Система автоматически рассчитает общее время.

Еще один очень полезный функционал в 1С:Документооборот – это возможность отслеживать выполнение задач, документов, процессов и мероприятий. Доступен из меню «Совместная работа» → «На контроле». С его помощью можно:

• Контролировать сотрудников.
• Формировать отчеты — получить аналитику по срокам и на каком этапе находятся документы у коллег.

Система позволяет создавать задания для контроля как обособленно, так и на основании объектов.

Чтобы создать контроль, нажмите «Создать» и укажите:

• Что контролировать.
• Кого контролировать.
• Контролер.
• Сроки.

Если контроль создан для конкретного документа (например, договора) или процесса (например, согласования), в его реквизитах автоматически появится ссылка на объект.
В любой момент можно перенести контрольный срок или снять объект с контроля.

Защита конфиденциальной информации и персональных данных – приоритет для любой компании. 1С:Документооборот обеспечивает высокий уровень безопасности благодаря разграничению прав пользователей, двухфакторной аутентификации, шифрованию файлов и версионированию объектов.

Двухфакторная аутентификация

Для полноправных пользователей и руководителей, обладающих широким доступом, можно настроить дополнительную авторизацию. Она требует подтверждения личности вторым фактором (например, SMS-кодом или письмом), что повышает уровень защиты данных.

Разграничение прав доступа

Разграничение прав доступа решает две проблемы: обеспечивает информационную безопасность предприятия и облегчает работу пользователей. Права гибко настраиваются для различных сотрудников или групп. Можно ограничить доступ, чтобы пользователь видел только нужные ему данные и не получал лишней информации.

Для назначения прав доступа предусмотрен ряд настроек, которые можно применить к любым сотрудникам или группам пользователей. К ним относятся полномочия, разграничение прав по разрезам доступа, а также права для руководителей.

Полномочия

Это базовые настройки прав в виде ролей (Администратор, Руководитель подразделения, Ответственный за ЭДО и т. д.). Каждая роль определяет, какие данные доступны пользователю.


Грифы доступа

На коммерческие тайны и другие конфиденциальные документы ставится гриф ограничения. По умолчанию есть общий гриф, доступный всем сотрудникам. При создании нового грифа необходимо указать сотрудников, которые смогут его видеть.


Группы доступа контрагентов

Используются для ограничения видимости контрагентов и связанных с ними документов. Позволяют разграничить клиентов по отделам или сотрудникам, чтобы каждый видел только своих контрагентов.



Права для руководителей

Руководители подразделений могут получать доступ к документам и данным, с которыми работают их подчиненные.

Шифрование файлов

Шифрование и расшифровывание возможны для любого файла системы и доступны через группу команд «ЭП» в подменю «Еще» карточки или списка файлов.

Версионирование объектов

Версионирование ведет историю изменений объектов и элементов справочников. Оно помогает вернуться к предыдущим, более полным или корректным версиям, а также проследить, кто и когда вносил изменения и что именно изменилось.

Конфигурация 1С:Документооборот позволяет автоматически обмениваться информацией между разными приложениями, сайтами, базами данных и оборудованием (включая торговое и складское).

Такая интеграция выстраивает непрерывный бизнес-процесс обработки документов, снижая риск ошибок – данные не нужно копировать, перетаскивать или перепечатывать, сведения сами попадают в систему.

Основные продукты 1С для интеграции с 1С:ДО

• 1С:ERP. Управление предприятием
• 1С:ERP. Управление холдингом
• 1С:Управление холдингом 8
• 1С:Управление торговлей 8
• 1С:Бухгалтерия 8
• 1С:Зарплата и управление персоналом 8
• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
• 1С:Комплексная автоматизация

Интеграция с 1С:ERP

Благодаря интеграции 1С:Документооборот и 1С:ERP нет необходимости переключаться между интерфейсами систем. В 1С:ERP можно создавать документы и запускать их обработку на основании данных из 1С:Документооборот. При этом всегда можно отследить этапы согласования, утверждения или подписания документов.

Также в 1С:ERP можно работать с задачами, вести учет трудозатрат и устанавливать связи. Все документы из 1С:ERP автоматически сохраняются и структурируются в архиве 1С:Документооборот.

Интеграция со сторонними системами

1С:Документооборот поддерживает интеграцию с почтовыми клиентами (Microsoft Outlook, Yandex.Mail), системами ЭДО (Диадок, СКБ Контур), CRM (Bitrix24, AMO CRM), системами электронной подписи (КриптоПро, Рутокен) и другими.

Например, при интеграции с CRM документы в 1С:Документооборот формируются на основе данных из CRM. Поставленные задачи сразу отображаются в 1С:Документооборот, а после выполнения фиксируются в CRM как выполненные.

При внедрении 1С:Документооборот (и других продуктов 1С) мы опираемся на собственную гибридную методологию ASAP Dev, которая включает следующие этапы:

1. Обследование

• Составление опросных листов и интервьюирование.
• Формирование команд Заказчика и Интегратора.
• Исследование ИТ-ландшафта.
• Запрос и анализ документов.
• Помощь в выстраивание системы управления проектом.
• Разработка Устава проекта.

2. GAP - анализ

• Проводится разворачивание системы и настройка прототипа приближенного к процессам Заказчика.
• Проводится демонстрация функционала прототипа системы и выявляются разрывы (GAP).
• Составляется и согласовывается реестр разрывов (GAP-анализ).

3. Этапы Release (обычно не менее 4х)

• Приоритезация GAP в реестре и их разбиение на задачи.
• Выполнение необходимых настроек в системе.
• Реализация разработок в т.ч. модификаций, интеграций и т.д.
• Обучение пользователей.
• Пошаговое внедрение дополнительных функциональностей.
• Интеграция новых функций с уже существующими процессами и системами.
• Тестирование, устранение недочетов, актуализация документации.
• Приемочные испытания для подтверждения соответствия системы требованиям.

4. Промышленная эксплуатация

• Начало полноценной работы системы.
• Мониторинг, улучшение и оптимизация работы системы.

5. Сопровождение и поддержка

• Решение возникающих вопросов в процессе эксплуатации.
• Дальнейшее развитие и совершенствование системы.

Внедрение 1С:Документооборот повышает эффективность работы компании за счет автоматизации ежедневных процессов: создание, маршрутизация и контроль документов становятся быстрее и проще. Система снижает трудозатраты на делопроизводство примерно на 60%, обеспечивает защиту данных с помощью механизмов разграничения доступа и шифрования, сокращает расходы на хранение документов, бумагу и расходные материалы.

Интеграция с другими системами 1С и сторонним ПО облегчает взаимодействие и автоматизацию документооборота, что позитивно сказывается как на работе сотрудников, так и на уровне сервиса для клиентов.

Все эти факторы делают систему 1С:Документооборот неотъемлемой частью современных бизнес-процессов и способствуют долгосрочному развитию компании.

Не теряйте время на рутину — автоматизируйте процессы уже сегодня!

Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и наши эксперты подберут решение, идеально соответствующее вашим бизнес-процессам.