Что такое ERP системы: современные способы управления бизнесом

С конца 90-х годов ХХ века в коммерческом лексиконе и общемировом деловом пространстве все чаще зазвучала аббревиатура ERP (Enterprise Resource Planning). Расшифровывается она как планирование ресурсов предприятия. Первоначально им интересовались в промышленности. Но сегодня прогрессивные комплексы используют шире. Уже с начала 2000-х годов они — источник прибыли, инструмент оптимизации работы для компаний независимо от сферы, организационной формы, региона, охвата рынка.

Аналитики, профильные СМИ, непосредственные владельцы бизнеса говорят о необходимости разворачивания комплексов Enterprise Resource Planning на предприятиях. Их преимущества в оптимизации производственных, учетных, управленческих, других процессов наглядно видны в компаниях, пользующихся продуктами, которые поставляют интеграторы. Как они достигают выраженного эффекта, из чего состоит ERP-система и как она разворачивается «в реальности»?

Исторический обзор

Класс систем для оптимизации управления ресурсами (это финансы, персонал, материальные активы и так далее) был впервые рассмотрен в начале 90-х годов ХХ века, когда в известной консалтинговой фирме Gartner сформулировали концепцию развития методики MRPII (manufacturing resource planning – планирование производственных ресурсов). Аналитик Л. Уайли, написавший для работодателя исследование, обратил внимание на важность сбалансированного управления ресурсами на базе единой модели. В жизнь концепцию воплотили крупные компании (Oracle, Baan, JD Edwards и другие). Изготовители прикладного ПО начали постепенно осваивать успешные разработки, вскоре они развились в пакеты, управляющие материальными потоками внутри предприятий.

Рынок по внедрению продуктов окончательно сформировался к концу десятилетия, почти 70% международных корпораций перешли на EPR. Уже в начале 2000-х годов их поставщики консолидировали опыт. Это привело к «буму» на ERP-системы. Их стал использовать малый и средний бизнес (до этого решения охватывали крупные машиностроительные комплексы). Разработкой программных средств занялись в Microsoft, Sage. Потенциал комплексов оценили в сфере услуг, энергетики, государственного управления, других отраслях. Из-за спроса расширилось предложение — в ERP-системах появились новые модули, увеличился перечень функций.

Очередной виток развития связан с расширением возможностей интернет-сети. Практически все поставщики добавили в ERP инструменты веб-доступа, интерфейсы для удаленной работы. После нескольких поглощений среди основных «игроков на рынке» объем проданных лицензий на ПО заметно вырос — до почти 30 миллиардов долларов США. С конца 2000-х годов системы стали дополнять комплексами поддержки сервис-ориентированной архитектуры, стандартизированным вызовом функций и прочими опциями.

Цель и задачи внедрения комплексов по планированию ресурсов на предприятии

Цель разворачивания любой ERP-системы — оптимизировать расходы и ресурсы организации. Чтобы ее достичь, решаются конкретные задачи: создать общее пространство взаимодействия компонентов, настроить обмен данных, сделать доступ к ним простым, понятным и др. ERP-система устанавливает единые стандарты для процессов на производстве, работы удаленных подразделений и сотрудников, с ней намного проще определять их результативность. Успешное внедрение решений помогает объединить учет на складе и в бухгалтерии, отказаться от устной, бумажной передачи информации, зависимой от человеческого фактора.

Задача ERP — помочь предприятию избежать задержек, простоев, брака. А они возникают, если проектирование и производство не увязаны. Комплексы на общей платформе позволяют соблюсти сроки по договорам поставки. На складе не скапливается избыток продукции просто «на всякий случай», не возникает ее нехватка из-за несогласованности работы отделов. Среди других задач, которые решаются внедрением ERP-систем, называют:

  • управление всеми ресурсами фирмы, а не отдельными их блоками;
  • создание общефирменной информационной среды и БД для интеграции заданий для всех отделов;
  • планирование бизнес-процессов, позволяющее развивать бизнес, наращивать базу клиентов, увеличивать прибыль;
  • управление потоками финансов за счет оптимизированного учета (в том числе налогового), минимизации времени на подготовку отчетов;
  • ускорение, автоматизация документооборота, оптимизация скорости доступа к данным;
  • организованное, прозрачное бюджетирование на всех уровнях;
  • эффективное, обоснованное планирование работы предприятия;
  • прозрачный контроль работы удаленных подразделений, отделов, работников;
  • прозрачное управление производством, кадрами и другими «блоками» компании на основании достоверных и полных данных.

Структура и принцип работы

Ключевой принцип работы платформ — единство базы данных (БД) для точности, оперативности управления, контроля. Сегодняшняя ERP-система — единый комплекс, в котором хранятся и обрабатываются практически все критически важные данные организации. Под ними понимают информацию, без которой нормальное функционирование предприятия невозможно.

К критически важным относят сведения с производства, из отдела продаж, управления персоналом — то, что имеет значение для конкретной организации. В ERP включают т. н. большинство данных — информацию о внутренних процессах фирмы — но учет всего массива привел бы к необоснованному удорожанию продукта. Поэтому разработчики вместе с заказчиками продукта останавливаются на взаимоприемлемом компромиссе. Объем, состав данных, которые будут включаться в БД и обрабатываться системой, определяют эмпирическим путем.

Все ERP объединены схожей архитектурой, в которой присутствуют:

  • платформы с ядром (программной средой ERP) и базовыми функциями — справочниками пользователей, клиентов, продукции, неотключаемыми инструментами, необходимыми для работы предприятия;
  • базы данных с «рычагами» управления, комплексами хранения, интерпретации, обработки, отправки информации и обеспечивающим ПО;
  • компонентов-модулей, подключаемых, если понадобится, и использующих информацию из единой БД, — они используются внутри компании или для взаимодействия с внешней средой, друг от друга не зависят, их можно добавлять, изменять или удалять;
  • продукты для связи и интеграции с приложениями со стороны — для телефонии, обмена информацией.

Существуют ERP-системы без «прямолинейной», выраженной разбивки по модулям — они поставляются встроенными, но используются также, по мере надобности. Фундаментален для ERP принцип «конструктора» с единой базой и модулями, которые добавляются в зависимости от задач и органично интегрируются. Это позволяет называть решение системой — комплексом, в котором есть «опорные точки» и гибкие взаимосвязи между ними. Нельзя использовать понятие ERP для отдельных решений, которые были внедрены независимо друг от друга. Все данные должны быть едины.

Модули и функционал

Благодаря принципу взаимосвязанности, но независимости модулей они могут внедряться поэтапно и подбираться под заказчика ERP. Решения разворачивают и вводят в эксплуатацию последовательно, выстраивая группировки, гибко выстраивая структуру, иерархию. Это позволяет аккуратно реализовать функции ERP-системы, где предусмотрены:

  • планирование продаж, поставок, процессов и мощностей на производстве, необходимых материалов;
  • создание и поддержка конструкторско-технологических спецификаций для определения состава продукции, количества ресурсов для ее изготовления;
  • управление закупками, запасами — от учета и ведения договоров до складской оптимизации;
  • ведение финансов — составление планов, контроль их выполнения, все виды учета;
  • проектное управление.

Классическая «схема» ERP — внедрение модулей финансов, персонала и операционного блока. В последний входит производство (с его поддержкой), логистика, сбыт. Зачастую руководство компаний просит вынести отдельные составляющие операционного блока в независимые модули — техобслуживание и ремонт (EAM), управление спецификациями и производством (APS, PLM, MES), другие. Отдельно рассматривается модуль для «внешнего» взаимодействия — клиентско-дистрибутивный CRM.

Главная книга и другие составляющие финмодуля — непременный компонент ERP-систем, их центр и условие для объективной оценки положения фирмы и рисков инвестиций в нее. В блок, как правило, добавляют счета дебиторов/кредиторов, расходов/доходов, калькулирование себестоимости, казначейские, контроллинговые инструменты. В модуле ERP для персонала предусматривают кадровый, пенсионный и табельный учет, работу с командировками, расчет з/п и производительности, управление квалификацией и оценку сотрудников, подбор кадров.

Достоинства и ограничения систем>

Аргументы «за» ERP-системы— это простота, прозрачность доступа ко всем данным без изнурительных сверок. Информация в единой БД заранее согласована, документооборот унифицирован, устранены искажения и ошибки при передаче сведений между отделами. Заказчик получает готовый набор полезных ему инструментов, которые автоматизируют все операции и связывают их между собой. Процессы на производстве синхронизируются, задачи прозрачно отслеживаются, а типовые действия выполняются автоматически.

Среди других достоинств ERP:

  • эффективное разграничение прав на доступ: данные ERP-систем защищены. Правда, для безопасности приходится точечно выстраивать иерархию и настройки. Но временные потери на это себя оправдывают;
  • повышение производительности предприятия — все циклы ускоряются, простои устранены, взаимодействие между отделами бесперебойно, а трудовые процессы прозрачны;
  • «бесшовное» добавление новых модулей — не нужны доработки, надстройки, усилия по интеграции, ERP-система расширяется и модифицируется быстро;
  • повышение эффективности принятых управленческих решений за счет доступа к полной и объективной информации в БД ERP;
  • прозрачный контроль работы персонала, уменьшение злоупотреблений, выявление расхождений в «режиме реального времени».

Минусы ERP-систем — следствие их достоинств. Из-за большого количества связей в общей БД требуется время на разворачивание комплекса, перенос информацию, наладку работы. Однако, за последние годы процессы стали отлаженными и освоенными. По данным Panorama Consulting практически все сегодняшние ERP полностью вводятся в действие в течение 16 месяцев, не больше.

Необходимо обеспечить бесперебойную работу серверов, внедрить ПО, закупить оборудование для поддержки процессов и организовать обучение персонала. Из-за этого на старте цена ERP-системы может показаться значительной, но единоразовые расходы «переносятся» на долгосрочную перспективу, где окупаются до нескольких раз.

ERP и CRM — синергия взаимодействия комплексов внутри компании и во внешней среде

Отдельно следует сказать о комплексном внедрении решений для управления процессами внутри фирмы и CRM-систем, служащих для выстраивания взаимоотношений с клиентской базой. Маркетинг, сбыт, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с заказчиками — важнейшие факторы прибыльности бизнеса.

Взаимосвязанное внедрение ERP-системы и CRM даст эффект синергии — результат, многократно превышающий «арифметическое» суммирование выгод. Объединяя их, предприятие получает комплекс, направленный и внутрь, и вовне. Он поможет выстроить прибыльную концепцию производства, предложить клиентам востребованную и качественную продукцию и повысить результат от принятых управленческих решений.

Вернуться к списку статей

Подписаться на статьи